Er du nysgerrig på, hvilke forretningsmæssige fordele, der er ved et ERP system? I dette blogindlæg vil vi gå i dybden med, hvad der kan forventes, såfremt en virksomhed vælger at investere i Odoo ERP system, som fremtidige planlægnings- og arbejdsværktøj.
Først og fremmest hjælper et ERP (Enterprise Resource Planning) system en virksomhed med at administrere rigtig mange forretningsfunktioner, sådan at virksomheden og dennes medarbejdere kan holde et fælles fokus mod vækst og succes.
Implementeringsfasen og processen kan tage lang tid, eftersom systemet skal ind og forene de forskellige forretningsprocesser og herefter konvertere det hele til ét enkelt centraliseret system. Dette betyder, at virksomheden herefter har ét samlet system, hvor der nu kun skal indtastes data ét sted, i stedet for at indtaste data i flere forskellige programmer, hvilket kan give anledning til fejl.
Et ERP system kan gavne virksomheder på utrolig mange måder, hvor vi her vil gå i dybden med nogle af dem:
Forbedret forretningsindsigt
Eftersom et af de største formål med et ERP system er, at samle al data i én database, bliver analyser og rapportering nemt. Alle kan tilgå den data, der skal bruges for at løse en opgave, eller til at få indsigt i projekter og opgaver.
Med brugerdefinerede dashboards kan en leder sikre, at de enkelte brugere har adgang til de data, som er relevante for dem og deres arbejde. Med et brugerdefineret dashboard kan adgang til de mest følsomme filer og funktioner tildeles en lille gruppe medarbejdere og/eller ledere, sådan at alle medarbejdere ikke har adgang til dette.
Samtidig giver systemet adgang til en masse rapporter og statistikker, der kan indeholde alt fra indtægts- og udgiftsopgørelser, samt tilpassede KPI'er (Key Performance Indicator), sådan at der nemt kan skabes et overblik over det arbejde, der har været udført, samt de opgaver, der stadig venter.
Lavere administrations- og driftsomkostninger
Som nævnt har brugerne af et ERP system nem adgang til data på tværs af systemet og afdelinger, hvilket giver mulighed for at medarbejderne kan udnytte deres arbejdstid mere effektivt, eftersom de ikke skal lede flere programmer eller databaser igennem efter data og materiale til opgaver.
At ansætte en ny medarbejder er altid en omkostning i starten, hvor der også bruges tid og ressourcer på træning i brugen af de forskellige systemer, der benyttes i en virksomhed. Dog vil både tid og ressourcer formindskes væsentligt, hvis virksomheden arbejder med et ERP system, eftersom der kun er det ene system, som den nye medarbejder skal oplæres i.
Samtidig spares der også tid og omkostninger ved, at virksomheden udelukkende skal kommunikere med én enkelt tjenesteudbyder, omkring de implementerede systemer.
Infrastruktur
Eftersom et ERP system har moduler, der har til formål at automatisere de fleste af en virksomheds forretningsprocesser, bliver stort set alle afdelinger i virksomheden samlet under ét centraliseret system, hvilket vil give virksomheden en mere ensartet infrastruktur, hvor afdelinger nemmere kan arbejde sammen på tværs af opgaver.
Reduceret risiko
Med et ERP system bliver den overordnede økonomistyring væsentlig forbedret, eftersom der vil ske færre fejl, hvilket vil øge pålideligheden og nøjagtigheden af hele regnskabsprocessen. Grunden til at økonomistyringen forbedres er, at der kan skabes mere retvisende budgetter, tidsplaner, samt tidsestimering for produktudvikling gennem systemets prognoseværktøj. Dette værktøj kan give et samlet overblik over efterspørgsel, arbejdskraft og budget, hvor disse data efterfølgende kan bruges til virksomhedens fordel.
Mindre risiko for fejl
Noget af det bedste ved et ERP system er, at alle medarbejdere kan få adgang til de data, som de har behov for at tilgå. Det vil sige, at alle brugere af systemet vil have administreret adgang til det centraliserede system, hvormed der ikke er behov for at virksomheden benytter sig af flere forskellige systemer på tværs af afdelinger - dette resulterer i, at den information som en medarbejder ønsker at tilgå, nemt kan søges frem, uden at der skal ledes flere steder efter supplerende eller anden vigtig information.
I tilfælde af mange forskellige systemer, tastes data oftest flere steder, over flere gange, hvilket giver anledning til menneskelige fejl. Dette kan dog nemt undgås med implementeringen af et ERP system, eftersom data, der tastes her, kun skal tastes en enkelt gang under det givne projekt eller opgave. Dette skaber mere nøjagtighed, sikkerhed, fejlfrihed, samt en mere komplet samling af data, sådan at opgaver kan følges og løses.
Forbedret aktivitet
Med et ERP system kan de fleste monotone opgaver, der normalt udføres af medarbejdere, automatiseres. Endnu engang vil dette give anledning til færre fejl, samtidig med at det vil fjerne overflødige opgaver, såsom at indtaste den same linje af data i forskellige systemer. ERP systemet vil også kunne udføre avancerede beregninger inden for få minutter. Denne automatisering af arbejdsopgaver vil kunne resultere i en stigning i ROI, når det kommer til arbejdskraft.
Overhold nemt pålæggelser
Som virksomhed underlægges man mange regler og forskrifter. Disse regler pålægges af forskellige lokale og internationale myndigheder, efterhånden som en virksomhed udvikler sig. Med et ERP system kan disse regler og forskrifter dog nemt overholdes, eftersom der kan gives adgang til revisionsværktøjer, der blandt andet kan hjælpe virksomheder med kemikaliebrug og/eller skattebestemmelser - her kan systemet endda automatiseres til, at formulere rapporter omhandlende disse emner, hvorefter rapporterne sendes til de relevante offentlige myndigheder.