Fordelene ved Cloud ERP

I vores tidligere blogindlæg, skrev vi om, hvad et cloud ERP system er. I dette blogindlæg vil vi fokusere på nogle af de mange fordele, der er ved at benytte sig af et cloud ERP system. 

Vi starter med en af de største fordele ved at bruge et cloud baseret ERP system - nemlig omkostningerne. 

I modsætning til at installere et ERP system on-premises, hvor en virksomhed selv skal stå for indkøb af servere, oprettelse af databaser, indledende implementering, konsulenter, it-bemanding, sikkerhed og backup, slipper man for selv at stå med størstedelen af disse omkostninger, når der benyttes et cloud baseret ERP system. Det betyder altså, at der allerede i implementeringsfasen vil opleves en væsentlig reduktion af omkostningerne. 

Med det cloud baserede ERP system, findes der fordele ved, at en tjenesteudbyder vil hoste og administrere softwaren på egne servere, mens virksomheder med on-premises ERP selv ville skulle håndtere disse omkostninger til vedligeholdelse, såsom opgraderinger, opdateringer og IT-support. 

Såfremt en virksomhed skulle stå overfor vækst og dermed vokse, kan der blive behov for mere serverplads til ERP systemet, eftersom dette vil kræve flere brugere, eller flere funktioner. Med en on-premises løsning, vil tilføjelser af yderligere servere være nødvendigt, men som cloud ERP-bruger, vil tjenesteudbyderen tage hånd om opskaleringen og serverpladsen, og den voksende virksomhed vil derfor ikke være udfordret på pladsmangel, omrokering eller store omkostninger ved indkøb af servere.

Læs mere her om opstart af Odoo ERP system  

Det kan være svært for nogle virksomheder at stole på, at en ekstern tjenesteudbyder kan opbevare vigtig data og følsomme oplysninger sikkert. Dog er sikkerheden hos en ekstern tjenesteudbyder ofte meget højere end den ville være, hvis virksomheden selv opbevarer data on-premise. Cloud baseret ERP tilbyder typisk høj sikkerhedskvalitet og kryptering af data mellem tjenesteudbyder og kunden/virksomheden, hvilket giver højere sikkerhed og overholdelse af sikkerhedsstandarder, end hvad en virksomhed selv ville have råd til, såfremt de selv stod for sikkerheden og havde on-premises ERP. 

Der er ligeledes en sikkerhed i, at data altid er sikkerhedskopieret og sikret med et cloud baseret ERP system, eftersom der er mange planlagte og praktiske gendannelsesprocedurer, såfremt serverne skulle blive udsat for cyberangreb.

Mangler din virksomhed et tjek af sikkerheden? Du kan læse mere om vores sikkerhedstjek her 

Skulle uheldet være ude, og serveren, der hoster ERP systemet rammes af en hardwarefejl, vil der med et on-premises ERP system være en betydelig omkostning, både tidsmæssigt og økonomisk, ved at overføre data til et nyt lagringssystem. 

Arbejder en virksomhed derimod med cloud-ERP, er dennes data spredt på servere, der er placeret andre geografiske steder, hvorfor data nemt kan tilgås over nettet, selvom der opleves hardwarefejl in-house. 

Når en virksomhed vælger at implementere et ERP system som arbejdsværktøj, er tiden fra implementeringen, til selve brugen af systemet ofte en væsentlig faktor. Det kræver tid og ressourcer, at implementere et så stort system og derefter ændre arbejdsgangen, sådan at medarbejderne er klædt på til at kunne arbejde med det nye system. 

Med et cloud baseret ERP system er implementeringsfasen typisk meget hurtigere, end hvis systemet skal installeres lokalt. Dette skyldes art man med et cloud ERP slipper for at vælge og opsætte hardware, samt ansættelse og træning af medarbejdere, der skal være super-brugere på systemet, sådan at andre medarbejdere kan trænes i, at bruge systemet korrekt og mest effektivt. 

Implementeringsfasen af et ERP system, vil uanset type, betyde nedetid for en virksomhed - dog vil implementeringen af et cloud ERP have væsentlig kortere nedetid og dermed være knapt så omkostningstungt for virksomheden. Typisk vil implementeringen af et cloud ERP også overholde tidsrammen for implementeringsfasen, eftersom tjenesteudbyderen tager sig af en stor del af installationsfasen, samt undervisning af medarbejdere. 

Lær om vores projektmodel, der hjælper dig sikkert gennem implementeringsfasen her 

Med et cloud baseret ERP system, har alle brugere af systemet nem adgang til data, informationer og funktioner i real-time, uanset hvor disse brugere måtte befinde sig geografisk - alt det kræver er en internetforbindelse og en browser at åbne systemet i. En så nem tilgængelighed til arbejds-systemet gør det nemt for en virksomhed at træffe beslutninger, eller færdiggøre en opgave, eftersom alle medarbejdere, på tværs af virksomheden, altid har adgang til de samme data. 

Cloud baserede ERP løsninger giver en virksomhed en vis frihed ved, at systemet kan op- og nedskaleres alt efter hvilket behov, der er for brugere og funktioner. Det vil sige at nye enheder/brugere hurtigt kan tilkøbes systemet online, efterhånden som behovet opstår, når virksomheden vækster og vokser. 

Samtidig med et behov for nye brugere, kan der også opstå nye arbejdsopgaver og dermed også et behov for nye moduler med nye funktioner. Også her er der mulighed for at starte med grundlæggende kernemoduler, der giver adgang til de nødvendige funktioner for den pågældende virksomhed, hvorefter der kan opskaleres med andre moduler og funktioner, når behovet opstår. Disse nye moduler og funktioner kan ydermere tilføjes uden anskaffelse af mere hardware, eller nye servere, eftersom tjenesteudbyderen tager sig af alt dette. 

Et cloud baseret ERP system er super tilpasningsdygtigt og kan tilpasses de specifikke behov, som en virksomhed måtte have - både helt fra start og i takt med at virksomheden udvikler sig. 

Med et on-premises ERP kan systemet ligeledes tilpasses virksomheden, men vil dog være bundet til den pågældende software og vil kunne møde vanskeligheder ved genimplementering af opgraderede versioner. Disse vanskeligheder kan lede til, at systemet ikke bliver opdateret og virksomheden vil dermed køre med forældet systemer og teknologi. 

Det er flere gange set, at cloud ERP systemer kan integreres med andre cloud baserede produkter, hvor også nye moduler kan tilføjes til systemet, uden at en virksomhed behøver at opleve nedetid eller indkøb af yderligere hardware. Dette betyder at en virksomhed med denne løsning vil være i stand til at tilpasse sig ændringer i branchen, og/eller forbrugertendenser, samtidig med at virksomheden vil være bedre sikret mod uforudsete omstændigheder. 

Endeligt vil et cloud baseret ERP system nemt kunne følge med den nyeste og mest up-to-date teknologi, eftersom tjenesteudbyderen vil administrere systemopgraderinger og opdateringer løbende. Skulle der være opdateringer, der kræver nedetid, kan dette finde sted uden for virksomhedens åbningstider, sådan at det ikke koster virksomheden for mange ressourcer at få opgraderet systemet.